APSI-3 - 1 Quiz

Quiz 1

1. Tentukan sebuah perusahaan/organisasi sbg studi kasus
2. Buatlah deskripsi perusahaan tersebut
3. Identifikasi Teknologi Informasi dan Sistem Informasi yang ada di perusahaan/organisasi tersebut
4. Klasifikasi sistem informasi yang ada berdasarkan klasifikasi O Brien
5. Buatlah mapping klasifikasi sistem informasi tersebut ke dalam piramida penggunanya

Jawaban :

1. Studi kasus : sistem informasi PT. Pertamina

2. Deskripsi

     Pertamina merupakan perusahaan milik negara yang  didirikan pada 10 Desember 1957 yang bergerak di bidang energi meliputi minyak, gas serta energi baru dan terbarukan. Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.

3. Teknologi dan Sistem Informasi

     PT. Pertamina menggunakan berbagai sistem informasi untuk menunjang operasi bisnis. salah satu sistem informasi yang digunakan adalah dalam procurement system, proses pemilihan sumber, pemesanan, dan perolehan barang dan jasa.
     Dalam menjalankan procurement system ini, PT. Pertamina menggunakan bantuan program MySAP dan eProc dalam memilih vendor terbaik. Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut :

• Penentuan kebutuhan 
• Penentuan sumber pemenuhan kebutuhan 
• Pemilihan vendor
• Pemrosesan Purchasing Order (PO)
• Pemantauan Purchasing Order (PO)
• Penerimaan produk
• Verifikasi invoice
• Proses pembayaran 

Komponen sistem informasi :

• Sumber daya manusia 

+ Users (unit procurement), semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut

+ Spesialis (teknisi dan supervisor), orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut

• Perangkat keras

- PC Work Stasion                        - LAN

- Server                                         - Printer

• Perangkat lunak

+ MySAP

+ Web P2P

+ eProc 

• Sumber data

- Purchase Requisition (PR), pembelian berbagai kebutuhan, baik dari PT. Pertamina maupun pelanggan

- Vendor quotation, suatu tawaran dari vendor mengenai penyediaan material dan jasa seperti yang diminta dalam RFQ, juga berisikan persyaratan-persyaratan tertentu (termasuk harga)

- Request for Quatation (RFQ), dokumen yang dibuat untuk tujuan meminta penawaran harga dari vendor untuk spesifik material/service.

- Purchase Order (PO) 

• Produk informasi

Produk informasi yang dihasilkan dari procurement system adalah

+ Data vendor quotation dalam SAP

+ Maintain RFQ didalam sistem MySAP untuk vendor pemenang

+ Vendor terpilih untuk proses procurement

+ Surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai

+ Referensi vendor di masa datang

+ Pencetakan purchase order 

4. Klasifikasi sistem informasi yang ada berdasarkan klasifikasi O Brien

• Operation Support System 

+ Transaction processing system (TPS), sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data transaksi bisnis rutin. TPS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa mencatat transaksi penjualan kepada konsumen dan pembelian material (procurement system) serta pencatatan inventory.

+ Process Control System (PCS), sistem yang membantu organisasi dalam hal evaluasi dan kontrol. Pada PT. Pertamina terutama dalam Procurement Process sistem ini digunakan untuk pemantauan order pembelian material. Purchase Order dapat diubah bahkan dibatalkan dalam tahap monitoring ini.

Selain itu, PCS juga digunakan untuk verifikasi invoice yang diterima pada procurement melalui komponen logistics invoice verification. verifikasi berguna untuk memeriksa keakuratan invoice tersebut. Sistem melakukan tiga cara pencocokan akuntasi pada invoice, yaitu Purchase Order, Goods Receipt dan Invoice. 

+ Enterprise Collaboration System (ESC), sistem informasi yang membantu organisasi dalam hal komunikasi. PT. Pertamina menggunakan sistem ini untuk bisa terhubung antar pihak internal perusahaan dan terhubung antar pihak internal perusahaan dan terhubung dengan pihak luar seperti dengan pemasok (vendor) dan pembeli termasuk dalam hal negosiasi.

• Management Support System

+ Management Infomasi System (MIS), suatu aplikasi sistem informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pelaporan informasi penting seperti neraca dan laporan laba rugi perusahaan. Dalam hal transaksi pembelian material, maka ada pelaporan mengenai kecocokan antara purchase order, goods receipt dan invoice.

+ Decision Support System (DSS)

DSS menekankan pada fungsi pendukung pembuat keputusan. DSS digunakan oleh PT. Pertamina pada Procurement Process dalam hal menyeleksi vendor untuk pembelian material dan menentukan jumlah barang yang di pesan. 

+ Executive Informasi System

PT. Pertamina menggunakan sistem informasi ini untuk membantu top management mengakses ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan mengambil keputusan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

5. Buatlah mapping klasifikasi sistem informasi tersebut ke dalam piramida penggunanya